紙・エクセル・LINEの情報、どこへ集める？
訂正（二〇二六年十月一日）：初版では、私が名刺を表計算ソフトの台帳に記録していると説明していましたが、誤りでした。実際にはNiraiCard（ニライカード）に蓄積しています。名刺管理に表計算ソフトを使ったことはありません。以下の整理方法は一般的な提案として書き直しました。
紙の資料、予約表、メッセージのやり取り。情報が別々の場所にあるときは、まず「どこを確認すれば、現在の正しい情報が分かるか」を決める方法があります。情報を一つの表へ移すことを、すべての仕事の前提にする必要はありません。
ファイル名だけでは分からない情報がある
日付や内容が分かるファイル名には、探しやすくする役割があります。ただし、名前を整えるだけでは、どの資料が最新か、変更を誰が確認したか、次に何をするかまでは分からない場合があります。
まず確認したいのは、探すときに困っている場面です。見つからないのか、似た資料が複数あって迷うのか、古い情報で作業してしまうのか。困り方が違えば、直す場所も変わります。
実際の名刺の蓄積先と、整理の提案を分ける
私の名刺の蓄積先はNiraiCard（ニライカード）です。初版に書いた表計算台帳の入力項目や画像リンクの運用は、私の実践として確認したものではありませんでした。
ここから説明するのは、情報整理で試せる一般的な考え方です。自社で採用済みの手順や、その効果を示すものではありません。
すでに使っている管理アプリがある場合は、まずそのアプリで必要な情報を確認できるかを見ます。見つからない理由が入力の不足なら、別の一覧を作る前に何を残すかを見直します。保存場所が分からないなら、探す入口をそろえることを検討します。
一覧表を用意する方法も選択肢の一つですが、同じ情報を複数の場所へ転記するほど、更新の食い違いが起きる余地も増えます。既存の記録と新しい一覧のどちらを正式な情報として扱うか、決めないまま増やさないことが大切です。
今日から試すなら、探せなかった資料を一つ選ぶ
最近探すのに困った資料を一つ選び、「どこを探したか」「本当はどこにあったか」「何が分かれば見つかったか」を確かめます。これは、すべての情報をまとめ直す前に原因を絞るための提案です。
たとえば、同じ資料の古い版を開いてしまったなら、最新版を確認する場所を決めます。担当者だけが保存先を知っていたなら、必要な人が保存先を確認できる状態を作ります。誰でも見られる場所へ移せばよいとは限らず、仕事に必要な閲覧範囲も合わせて考えます。
変更後は、実際に使う人が同じ資料へたどり着けるかを試してください。探す手順がかえって増えた場合は、変更を広げず、元の保存方法へ戻して原因を見直します。
道具を増やす前に、正しい情報への入口を決める
ファイル名、一覧表、管理アプリにはそれぞれ役割があります。どの道具でも、自分の仕事で必要な情報にたどり着けるかを確かめることが出発点です。
名刺なら、私が実際に使っているのはNiraiCardです。それと、読者の方にどの整理方法が合うかは分けて考えます。利用している道具と困っている場面を整理したうえで、無理なく続けられる方法を検討してください。
