WHAT WE HAVE BUILT
実際に現場で毎日使われている仕組みです。どの会社のものかが分かる名前や数字は伏せ、「どんな仕事が、どう変わったか」だけを書いています。
BUILT FOR DAILY WORK
大きなシステムを1つ入れたのではなく、いちばん重い仕事を1つずつ形にしてきました。似た困りごとがあれば、同じ考え方で作れます。
電話・LINE・メール・SNSに分かれて届く連絡を1つの画面へ集め、定型の返信と、人が判断すべき連絡を分けます。
できること
自社のマリン事業で毎日使いながら直してきた仕組みです。詳しくは「自社での実践」に書いています。
手書きの依頼書をそのまま撮影すると、作業内容・数量・送料を読み取り、担当者が確認したうえで請求書まで作ります。
できること
読み取った金額と正しい料金が食い違うときは、理由を書かないと先へ進めない作りにしています。転記と電卓の往復が、確認だけの仕事に変わります。
数量や作業内容を入れると料金が決まり、見積書の送付、請求、店頭で受け取った現金の領収書までを同じ画面で進められます。
できること
送る前に宛先・明細・税額・合計を必ず画面で確認する手順にし、同じ見積りや請求が二重にできない作りにしています。
取り込んだ資料を1ページずつ文字にして、精度が心配なページだけ人が確かめてから納品します。
できること
全ページを人が見直す前提にせず、機械が「怪しい」と判断したページに人の目を集めます。1回あたりの処理費用にも上限を設けています。
お客様が申し込む画面と、スタッフが契約や区画を管理する画面を、同じ台帳の上でつないでいます。
できること
練習用の環境を本番と分けて用意し、新しい担当者が実際のお客様の情報を触らずに慣れられるようにしています。
Webのアクセス、検索、SNS、予約の数字を毎日自動で集め、増えているのか減っているのかを自動で判定します。
できること
集計に手作業を挟まないので、担当者が代わっても数字が途切れません。数を眺めるためではなく、次の一手を決めるための画面です。
受け取った名刺を読み取って共有し、会社名や名前をはっきり思い出せなくても探せるようにします。
できること
こちらから一斉に営業を送る使い方はしません。必要なときに思い出して探せる側の設計にしています。預かるのは他社の方の個人情報なので、下の「セキュリティと個人情報保護」に書いた層をいちばん厚くかけています。
COMMON GROUND
機能の数より、毎日安心して使い続けられるかを先に考えます。ここは会社が変わっても外しません。
会社のメール宛に届く確認コードでログインします。関係者以外は画面を開けません。
読み取りや自動計算の結果は下書きです。画面で確かめ、直してから確定します。
処理中は入口を閉じ、通信が途中で切れたときも、勝手にやり直さない作りにしています。
処理のためだけに使うデータは、処理が終わったら残しません。
あとから確かめられるよう操作の記録を残します。記録には秘密の情報を書きません。
お客様の業務データを外部の生成AIに学習させません。AIへ送るのは処理に必要な最小限だけで、処理が終わったら残さない設定を使います。
SECURITY & PRIVACY
代表の相川は個人情報保護の認定資格（CPP）を保持しています。ひな形を当てはめるのではなく、その会社の仕事に合わせて「何を預かり、どこに置き、誰が見られ、いつ消すか」を決めてから作ります。
目的に要らない情報は、最初から入力欄を作りません。集めなければ、漏れようがありません。
個人情報は暗号化して保存します。暗号を解く鍵は処理をする場所に1つだけ置き、他の仕組みには渡しません。
本人と、許可した担当者だけです。見たことも記録に残るので、あとから確かめられます。
処理のためだけに使ったものは、終わったら消します。AIへ送ったものは処理後に残さず、学習にも使わせません。
例：名刺台帳（NiraiCard）にかけている層
名刺は、預かる相手が自社のお客様ではなく「お客様の取引先」です。だから、社内で作った仕組みの中でいちばん厚く、何重にもかけています。1つが破られても次で止まる作りです。
「絶対に安全」とは言いません。守り方を決めて、書いて、確かめて、直し続けることを約束します。詳しい方針は運営方針に書いています。
沖縄ビジネスAIラボ 公式LINE
AIを導入すると決めていなくても大丈夫。いま時間がかかっている仕事を一つ、LINEで教えてください。無料30分「仕事の流れ整理相談」をご案内します。
仕事の困りごとを相談する友だち追加後に「相談」と送ると、相談の案内が届きます。日時は運営と個別に調整します。
読みもの・活用ヒントの受け取りは無料。質問だけでも歓迎です。
